Bạn có sử dụng email trong doanh nghiệp của mình không? Đạo luật CAN-SPAM, một luật đặt ra các quy tắc cho email thương mại, thiết lập các yêu cầu đối với tin nhắn thương mại, trao cho người nhận quyền yêu cầu bạn ngừng gửi email cho họ và nêu rõ các hình phạt nghiêm khắc đối với hành vi vi phạm.
Mặc dù có tên như vậy, Đạo luật CAN-SPAM không chỉ áp dụng cho email hàng loạt. Đạo luật này bao gồm tất cả các tin nhắn thương mại, mà luật định nghĩa là “bất kỳ tin nhắn email nào có mục đích chính là quảng cáo thương mại hoặc khuyến mại sản phẩm hoặc dịch vụ thương mại”, bao gồm cả email quảng bá nội dung trên các trang web thương mại. Luật không có ngoại lệ đối với email doanh nghiệp với doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là tất cả email – ví dụ, tin nhắn gửi cho khách hàng cũ thông báo về dòng sản phẩm mới – phải tuân thủ luật.
Mỗi email vi phạm Đạo luật CAN-SPAM riêng lẻ đều phải chịu mức phạt lên tới 16.000 đô la, do đó, việc không tuân thủ có thể tốn kém. Nhưng việc tuân thủ luật không phức tạp. Sau đây là tóm tắt các yêu cầu chính của CAN-SPAM:
1. Không sử dụng thông tin tiêu đề sai hoặc gây hiểu lầm: Thông tin “Từ”, “Đến”, “Trả lời” và định tuyến của bạn – bao gồm tên miền gốc và địa chỉ email – phải chính xác và xác định được người hoặc doanh nghiệp đã gửi tin nhắn.
2. Không sử dụng dòng tiêu đề lừa dối: Dòng tiêu đề phải phản ánh chính xác nội dung của tin nhắn.
3. Xác định tin nhắn là quảng cáo: Luật pháp cho bạn nhiều quyền tự do trong cách thực hiện việc này, nhưng bạn phải tiết lộ rõ ràng và dễ thấy rằng tin nhắn của bạn là quảng cáo.
4. Cho người nhận biết bạn đang ở đâu: Tin nhắn của bạn phải bao gồm địa chỉ bưu chính thực tế hợp lệ của bạn. Đây có thể là địa chỉ đường phố hiện tại của bạn, hộp thư bưu điện mà bạn đã đăng ký với Bưu điện Hoa Kỳ hoặc hộp thư riêng mà bạn đã đăng ký với cơ quan tiếp nhận thư thương mại được thành lập theo quy định của Bưu điện.
5. Cho người nhận biết cách từ chối nhận email trong tương lai từ bạn: Tin nhắn của bạn phải bao gồm lời giải thích rõ ràng và dễ thấy về cách người nhận có thể từ chối nhận email từ bạn trong tương lai. Soạn thảo thông báo theo cách mà một người bình thường có thể dễ dàng nhận ra, đọc và hiểu. Sử dụng sáng tạo kích thước, màu sắc và vị trí chữ có thể cải thiện độ rõ nét. Cung cấp địa chỉ email trả lời hoặc một cách dễ dàng khác trên Internet để mọi người có thể trao đổi lựa chọn của họ với bạn. Bạn có thể tạo menu để cho phép người nhận từ chối nhận một số loại tin nhắn nhất định, nhưng bạn phải bao gồm tùy chọn dừng tất cả tin nhắn thương mại từ bạn. Đảm bảo bộ lọc thư rác của bạn không chặn các yêu cầu từ chối này.
6. Thực hiện yêu cầu từ chối ngay lập tức: Bất kỳ cơ chế từ chối nào bạn cung cấp phải có khả năng xử lý các yêu cầu từ chối trong ít nhất 30 ngày sau khi bạn gửi tin nhắn. Bạn phải thực hiện yêu cầu từ chối của người nhận trong vòng 10 ngày làm việc. Bạn không được tính phí, yêu cầu người nhận cung cấp cho bạn bất kỳ thông tin nhận dạng cá nhân nào ngoài địa chỉ email hoặc bắt người nhận thực hiện bất kỳ bước nào khác ngoài việc gửi email trả lời hoặc truy cập một trang duy nhất trên trang web Internet như một điều kiện để thực hiện yêu cầu từ chối. Khi mọi người đã nói với bạn rằng họ không muốn nhận thêm tin nhắn từ bạn, bạn không được bán hoặc chuyển nhượng địa chỉ email của họ, ngay cả dưới dạng danh sách gửi thư. Ngoại lệ duy nhất là bạn có thể chuyển địa chỉ cho một công ty mà bạn đã thuê để giúp bạn tuân thủ Đạo luật CAN-SPAM.
7. Theo dõi những gì người khác đang làm thay mặt bạn: Luật nêu rõ rằng ngay cả khi bạn thuê một công ty khác để xử lý tiếp thị qua email của mình, bạn không thể từ bỏ trách nhiệm pháp lý của mình trong việc tuân thủ luật. Cả công ty có sản phẩm được quảng cáo trong tin nhắn và công ty thực sự gửi tin nhắn đều có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý.
Cần thêm thông tin? #
Xin vui lòng truy cập http://www.business.ftc.gov/documents/bus61-can-spam-act-compliance-guide-business
